Niszczenie dokumentów to niezwykle złożony i skomplikowany proces, który powinien być bardzo dobrze przemyślany i zaplanowany. Nie masz w tym żadnego doświadczenia? Postaw na profesjonalistów z zewnątrz, którzy są uprawnieni do wykonywania tego typu czynności, a na sam koniec wystawią Ci niezbędny certyfikat utylizacji dokumentów. Kluczowe jest to, aby taka firma zatrudniała w swoich szeregach wykwalifikowany i doświadczony personel, a jednocześnie była wyposażona w system bezpiecznych pojemników.
Niszczenie dokumentów – kto musi o to zadbać? Przydatne wskazówki
W pierwszej kolejności zatroszcz się o to, aby niszczenie dokumentacji było realizowane zgodnie z aktualnymi przepisami prawa oraz normą ISO 21964. Dodatkowo powinno się to odbywać w zamkniętym i strzeżonym obiekcie, wyznaczonym do niszczenia dokumentacji. Kto konkretnie musi zadbać o niszczenie akt? Otóż robią to:
- wszelkie podmioty publiczne (m.in. urzędy, szpitale, szkoły),
- prywatne przedsiębiorstwa (mniejsze, średnie, jak i bardzo rozbudowane), które na co dzień zajmują się przetwarzaniem danych.
Jak widzisz utylizacja dokumentów może Cię nie ominąć, więc dobrze przygotuj się do tego procesu, abyś miał pewność, że wszelkie czynności zostaną wykonane na wysokim poziomie i nie poniesiesz z tego tytułu żadnych konsekwencji.
Niszczenie dokumentacji – co jeszcze okaże się dla Ciebie ważne?
Za każdym razem niszczenie dokumentacji powinno przebiegać w zgodzie z obowiązującymi przepisami RODO. Dzięki temu zadbasz też o to, aby wrażliwe dane nie przedostały się na zewnątrz. Firma, którą poprosisz o wykonanie takiej czynności powinna Ci zaoferować kompleksowe usługi, poczynając od zabrania dokumentacji oraz jej przetransportowania, a kończąc na profesjonalnej i bezbłędnej utylizacji. Pamiętaj też o tym, że niszczenie dokumentów może się odbywać jedynie w tym okresie, w którym możesz sobie na to pozwolić, a więc zwróć uwagę na obowiązujący okres przechowywania poszczególnych akt. Współpracuj z profesjonalistami, takimi jak Rhenus Office Systems, a wszystko zakończy się szczęśliwie.
Materiał partnera
